PGi彰顯協同技術的實益

對工幹戰士來說，前面是否就是路的盡頭？

協同技術如何改變我們的工作和會面方式？

由Premiere Global (PGi)亞太區營銷部副總裁Paul Crighton著

香港2010年6月30日電 /美通社亞洲/ -- 下文是一份討論「如何利用協同技術改善工作和生活」的立場書。

他們的足跡遍佈世界各地的機場和酒店大堂。他們打扮得無可挑剔，帶著無數小型器材朝著目標努力。這些都是工幹戰士的典型特點，他們穿州過省或前赴海外洽談生意，將美好成果帶回公司。

最近，經濟狀況促進了協同技術的採用，接著其應用而來的可能是工幹戰士的絕跡。近日的統計亦的確顯示出這種情況，因為很多機構都利用網上協同技術，制定更多方法以挽留寶貴的員工或提高利潤和生產力。在2009年上映的電影《寡佬飛行日記》中，佐治古尼飾演經常乘飛機出外工幹的公司行政人員，他面對著不中用危機，因為公司的年輕新貴決意以視頻會議取代一切公幹安排。這套電影的確對這個問題作出了反思。

工幹戰士的絕跡

對環球業務來說，工幹戰士的絕跡究竟是否好事？很多人會爭議這不是好事：他們肯定不論是探測準客戶的意向或了解分區辦事處的員工表現和增長機會，良好的直接會面較任何做法都要好。在商貿上，不論任何國家或文化，直接會面總有其重要性和需要。不過，協同技術能夠發揮強大力量改善跟客戶和同事間的關係，令它不容被忽視。

在過去18個月，成本和健康因素都令公司不再實際派員出外工幹；網上協同工具和遠程僱傭的採用穩步增加。弗若斯特沙利文(Frost & Sullivan)在2009進行的整合通訊用戶行為研究顯示，百分之50的受訪者計劃在2009至2010年間採用電話會議或視頻會議。在同一項研究中，百分之68受訪的資訊總監和資訊科技經理認為節省成本驅使公司採用會議解決方案，而百分之61則認為更佳的僱員協作和投入工作是驅動力。

此外，Sensis(R) e-Business在2009的報告亦顯示，在澳洲，差不多每四間中小企之中(百分之24)便有一間僱用遠程僱員，而較諸沒有僱用遠程僱員的企業，它們對2010年的業務前景普遍更具信心(淨百分率42相對淨百分率25)

進行有意義的會面

這些研究結果突顯企業看出了網絡和音頻會議等協同工具的價值。全球金融危機亦的確令各企業體會到其效能強大。全球一些規模较大的機構(例如SAP、Symantec和IBM)均實施全面的工幹禁制，不許員工跟其他城市的同事或客戶進行實際的直接會面。從PGi的角度來看，全球金融危機促使我們回應此問題：我們可以如何為客戶提供更佳的會面環境，以助其在如此艱巨的時刻(尤其是在沒有實際面對面交流的情況下)有效地進行協同？

根據我們的結論，協同技術不單止減省整體成本和實際派員出席當地和國際會議的頻次，還有助專業人員進行更具意義和成果的交流。視頻、網絡和音頻協同技術可提供多元特點功能，亦可以記錄及重播會議過程和實時傳遞文件，令企業得以透過網上進行直接會面，按需要隨時跟合夥人、客戶和準合夥人或客戶更經常地進行非正式接觸。另外，協同技術令企業能夠跟海外或地區聯絡人建立更佳關係，不會礙於實際工幹所涉及的時間和成本而只能一年進行一、兩次會面，了解過往一段時間的情況。

在2005年，達美樂意大利薄餅(Domino’s Pizza)藉著協同技術跟澳洲各地400多間店子進行協同。達美樂利用這些技術宣佈業績和跟駐店經理聯繫，以確保業務互相配合和朝著相同的目標發展。

達美樂各經理有機會定期跟達美樂的行政總裁唐梅吉分享識見。出席這些網上會議的人包括特許經營商、店東和各州經理。利用這套解決方案，達美樂可以同時跟所有員工連繫和溝通，省卻在每個州進行多番陳述，團隊彼此間的相連和投入感亦令團隊的業務決策過程受惠。

協同技術的演進

雖然昔日的會議技術未必能夠滿足業務需要，但今天新的網絡和音頻會議設備卻真正令人感到縱使並非實際身處會議亦猶如置身會場。

今天，這些結合音頻、網絡和通報技術的解決方案可以處理事前溝通、登記、事後報告和舉行聯線活動 -- 將重點抽離物流而重新放在核心業務活動上。在一項活動舉行期間，您可接收到出席者即場發出的實時返饋信息，也可以進行投票表決，讓您得悉各人對簡報或陳述不同事項的反應。不少新的可能性會因此產生：您的人力資源總監可以即時接觸區內所有僱員、在執行委員會會議中就新業務的融資進行表決，或集思研究廣告簡要。

今天的流動解決方案令您即使在旅途上也可以直接利用iPhone或黑莓流動電話(BlackBerry)主持及管理會議。有了這些工具，只要輕觸一個按鈕可便展開會議，無需花時間尋找電話號碼和登入系統。它有多項特點功能，而且使用簡便，利用手機即可直接操作。這些功能包括記錄、音量控制及滅除個別或所有參與者的聲音。Apple(R)最近推出了iPhone，這令我們肯定利用流動電話進行視頻會議快可成真。

協同技術已經發展至讓企業利用會議解決方案，可靠穩妥地進行跨區域或跨洲業務甚或主持活動，而且符合成本效益。在最近的冰島火山灰噴發事件中，協同技術便全面肩負起具挑戰性的任務，協助企業保持連繫，令業務得以繼續。雖然火山灰噴發延誤了飛機搭客的行程，但聯線會議等工具協助企業和政府安然渡過危機，生產動力得以保持，沒有受到太大的干擾。

前景

人們愈來愈覺得能夠隨時隨地進行溝通是必需的。智能電話和Apple(R) iPad等器材的普及令人們愈發期望溝通不再只局限於桌上或電腦屏幕，亦令此溝通方法更有可能實現。日後將會有愈來愈多協同工具應用至這些平台，人們有可能利用電話或iPad在同一時間跟多人作網上面對面接觸。

協同技術正在不斷迅速演進。在現時和將來，我們都可以期望能召開更具成果和意義的網上會議。今天的工幹戰士可以少花時間在旅途上而多花時間在家及辦事處，為他們帶來重新體驗：在工作和生活間取得前所未有的更佳平衡和更高生產力。

致各位編輯：

Paul Crighton是Premiere Global (PGi)的亞太區營銷部副總裁，負責監督和管理南亞區營銷團隊，並且經常透過協同工具跟他們會面。Paul Crighton投身社會之初是在英國皇家海軍服務，在海軍効力7年後加入商界。在加盟PGi之前曾從事解決方案、應用程式和商業營銷管理等工作，在這方面有14年的經驗。

媒體聯絡:

庾巧珍

PGi 大中華區市場推廣經理

電話：+852-2299-9018

電郵：sandy.yu@pgi.com

網址：http://www.pgi.com/hk