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PGi研究發現專業人士習慣邊開電話會議邊兼顧多重事務

2010-07-28 13:09
「對不起,我分身不暇。」

逾45%的商務專業人士可能面對尷尬的一刻

    香港2010年8月3日電 /美通社亞洲/ -- 會議專家Premiere Global(以下簡稱「PGi」) 的一項新研究發現,今時今日,每個工作天都有做不完的工作,而在新加坡、馬來西亞和香港,50%以上的專業人士在進行電話或網絡會議時會同時兼顧多重事務。

    超過35%的人士承認曾經因為同一時間兼顧太多事情而有過一次窘人的經歷,例如說了一些令別人尷尬的話或在屏幕前分享一個不應分享的笑話。此項發現並不叫人感到意外。

    PGi於2010年6月委託進行這項研究(1)。在研究中,共有1,000名來自這三個市場的全職從業員就他們在電話會議中的開會習慣受訪。

    在香港,接近55%的商務專業人士在開會期間曾同時處理另一項事務、檢查電郵甚或在聯線以外與同事傾談跟議題完全無關的事情。有趣的是,受訪者亦承認他們曾邊進行電話或網絡會議邊收看電視(23%)、閱讀新聞及查閱Facebook及推特(Twitter)等社交媒體網站(31%)。另外,34%的香港人肆無忌憚地邊開電話會議邊吃東西,而6%則修剪指甲﹗

    在香港,進行電話會議期間出現最令人尷尬的情況包括:

    -- 「意外地掛斷電話」 
    -- 「沒有將電話静音而跟另一人談話」

    PGi市務總監Joanne Rigby表示:「雖然在電話線或屏幕另一端的人看不見你,但開會時必需猶如跟別人面對面交流般參與及投入,尤其是我們跟遠方的人不時召開會議已經日漸普及的事。一些簡單的事情可以令會議更加專業及避免出現打擊士氣的事情。這些事情包括將電話静音及盡量減少可能會在開會過程中突然接獲電郵和即時訊息的機會。」

    在旅途上進行電話會議 

    研究同時發現,香港人曾經在一些有趣的場所進行跟工作有關的電話會議,包括在超級市場、酒吧和汽車內,他們甚至曾經利用公眾電話開會﹗

    Joanne說:「儘管電話會議在一些頗有趣的地點進行,但明顯,香港人能夠將協同工具更加靈活應用到工作上去。61%香港人在家中利用網絡或音頻會議作工作用途。這顯示企業和僱員的確善用科技以提高工作的自由度。」

    可是,對一些在家中工作的人來說,有時候可能難以放下工作或在工作和休息之間劃清界線。Joanne繼續說:「他們應該嘗試創定分界時刻,例如閱讀心愛的書本或看電影,以象徵當天的工作正式結束。」

    Joanne還為會議參與者和主辦人額外提供了一些有關會議禮儀的提示,令聯線及電話會議能獲取更大的成果。

    -- 保持投入:必須確保人們在電話會議的整個過程中保持專注。令他們專心一致
       開會可以減少他們用於同時處理多重事務的時間。假如你負責主持會議,不妨
       多些提問,令參加電話會議的人盡量多作交流。

    -- 組織妥善:在開會之前先發出會議議程,並請出席者事先準備好想討論的資料。
       這不但有助於提高參與者的投入度,還可以避免會議偏離議題。

    -- 消除雜音:跟別人面對面交談時,你並不想受到干擾,這點對一些經常出勤而
       需要在旅途上進行電話會議的人來說亦然。以電郵發出邀請時務必將會議詳情
       列入信息內容,還須指示各人將線路作出禁止發送/容許發送調校,以隔絕背景
       雜音。

    -- 眼見為實:隨著科技的發展為我們帶來更多途徑,利用網絡會議配合電話令人們
       在整個會議過程中可透過網絡攝映機看到對方。面對面討論令人大大覺得會議關
       及一己。

    Premiere Global Services,Inc.(PGi)簡介

    全球都在跟PGi協作。本公司先進的大小會議和協作解決方案令人們和企業得以更有意義地互相連繫,共同工作,成果纍纍。本公司的客戶包括50,000間企業和財富500強幾近90%的企業。每月,全球各地有1,200萬人使用PGi的先進解決方案和新一代平台舉行會議、工作及協作。PGi的總部設於喬治亞州亞特蘭大,在全球24個國家營運。請訪問http://www.pgi.com了解更多公司資料。

    在本新聞稿中,除了關於歷史的資料外,其餘聲明均應被視為前瞻性聲明。前瞻性聲明可能帶有各種風險和不明朗情況。該些前瞻性聲明是根據《1995年私人證券訴訟改革法案》的「安全港」規定和根據管理階層的現行期望或信念、管理階層所作出的假設及根據現有資料而制定。基於各種因素,實際業績可能會跟Premiere Global Services, Inc在前瞻性聲明中的期待有很大出入。這些因素包括但不限於以下各項:競爭壓力(包括定價壓力)、科技變動、市場發展出本公司服務以外的其他服務、國內及國際的一般經濟、商業或政治情況、跟艱鉅的全球經濟情況或持續經濟衰退相關的風險(包括客戶合併、重組、破產或欠款)、市場對本公司的新服務和優化服務的接納、本公司完成收購和成功整合收購所得業務的能力、有關以互聯網和公眾網絡傳遞資料的保安關注、本公司將器材升格或提高公司網絡容量的能力、服務干擾、本公司的傳統多方傳真業務持續疲弱、本公司對電訊供應協議的依賴、財務槓桿效應的加強、本公司對附屬公司的現金流量依賴、未來的商譽或其他無形資產撇銷、收入、銷售及本公司其他非應計稅務的評估、本公司吸引及挽留要員的能力、本公司保護專有技術和知識產權的能力、有待進行或日後進行的訟訴或侵權申索可能出現的不利結果、聯邦、州或國際法律或規管的變動(包括日後適用於傳統電訊服務供應商的進一步政府規管)、跟國際營運及貨幣匯率波動相關的風險、重組變動、成功實行重組、削減成本措施以及市場對上述三者的反應,以及本公司不時在新聞稿、報告書及提交予證券交易委員會的文件(包括但不限於按照表格10-K提交本公司截至2009年12月31日的年報中的「風險因素」)中所述及的其他因素。本警戒聲明明確適用於由本公司或本公司代表所作出的一切前瞻性聲明的全部內容。

    (1) PGi研究由GMI進行,包括質性結果及量化結果。所有訪問在2010年6月
        進行,受訪者均篩選自一個聯線研究小組。研究訪問了400名新加坡人、
        400名香港人及200名馬來西亞人。他們都能代表適當的年齡、性別及狀況。

    媒體聯絡:

     Sandy Yu
     PGi
     電話:+852-2299-9018
     電郵:sandy.yu.pgi.com
消息來源: Premiere Global (PGi)
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