PGi出版「克服答問恐懼七要訣快速指南」

香港2010年10月12日電 /美通社亞洲/ -- 以下是PGi亞太區市場總監Joanne Rigby撰寫的快速指南，指導如何克服對會議答問的恐懼：

《出色會議的藝術》第三部分：克服答問恐懼要訣快速指南

是否記得對上一次在會議中出色的陳述，你沒有出半點亂子，只是答問環節稍需躊躇思索﹖沒錯，我們都有過這樣的經驗，無需為此受窘。畢竟，那是陳述者较大的憂慮 -- 憂慮不懂如何回答問題或無法控制場面。

不過，只要有好的策略和不斷練習，任何人(包括你)也可以保持信心和控制場面。

要訣如下：

1. 關鍵是準備

永遠事先作好準備，即使你不肯定是否有正式的答問環節亦須準備，因為你不知道屆時會否有人提出「即興」問題。既然這樣，你需要怎樣做﹖

• 以期待的心態面對，列出你的陳述可能引發的問題。完成清單後，為每條問題準備答案，在綵排中練習。

2. 清楚重述每條問題

順利完成陳述後，接著是答問環節。人們開始提問了，你應該怎樣做﹖

• 為免提供錯誤答案或事實，你必需細心聆聽，切勿中斷提問。
• 還有，切記要在作答之前稍為停頓，並且以提問者為焦點。這是極湊效的方法，可以確保在座的人(包括你本人)都聽清楚了問題，同時給自己時間整理思考。

3. 要是有人窮追不捨地提問那怎辦﹖

如果有人企圖霸佔發問環節的時間，你應該：

• 回應第一條問題或禮貎地批評一下。
• 採用「我們已聽過了這邊出席者的提問」一類的方法應對，然後步往尚未有提問的另一端出席者。
• 令答問環節順利進行，每次回答不同人的問題，切勿讓答問時段給一個人壟斷，你必需令受眾知道其他人的想法。

4. 不友善提問的處理方法

不友善的提問會構成特別挑戰。它們以不同的形式出現，你可以如何控制場面﹖

• 如果有人提出挑釁性或不友善的問題，緊記必需保持冷鎮。
• 花少許時間思索一遍你的回應，不要偏離事實，謹慎回答。
• 不同意提問是可以接受的，但不要令提問者採取自衛姿態，切勿非難提問者。

5. 窘人的肅靜

如果沒有人提問那怎辦﹖以下提供一些有用方法：

• 詢問受眾對你的陳述有何感想。是否同意你的說法﹖有否其他意見﹖文中的第一點在此適用 -- 出席會議前先作好準備，以防萬一。還有，你可以藉此機會利用一點幽默打破你跟受眾之間的冰封。
• 讓一位同事或朋友混入受眾之中，但必需選用能夠按你的指示提問的可靠人士。
• 有些人可能想面對面而非在一班人面前提問。你可以讓他們在陳述結束後向你私下提問。

6. 不吝惜讚美

我們經常對人說：「問得好」，但在此情況下宜審慎，因為：

• 如果下一個提問者得不到同樣的讚美，便會令他覺得你認為他的提問不夠好。

7. 切勿當萬事通

你可以悉心炮製一篇出色陳述，娓娓道來。不過，如果在回應問題時需要躊躇思量和扯謊，你的誠信可能會受損，陳述亦會失色。以下是一些有用提示：

• 如果不曉得答案，切勿猜測。誠實永遠可貴，切勿順口開河或完全置之不理。
• 請緊記，你並非事事通曉，亦沒有人會期待你事事通曉。不要採取自衛姿態(例如將兩手交叉放在胸前)或感窘，也不要輕許諾言。
• 承諾會找出答案。這樣可以顯示你願意承擔責任。
• 移境易角。問受眾他們當中有沒有人有過類似的經驗，並且可以提供協助。

緊記一點，在答問環節中你無需感到四面受敵及緊張。只要細心思考和準備充足，你就不會那樣害怕答問環節，而受眾亦會覺得答問更有趣，更享受其中。

致編輯：

Joanne Rigby是PGi的亞太區市場總監，負責在PGi泛亞太區的全面通訊服務推動公司的市場策略。

「克服答問恐懼要訣快速指南」是《PGi出色會議的藝術》系列的最後部分。

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