「舉行成功的虛擬活動的十大较佳常規」

由PGi亞太地區營銷總監Joanne Rigby撰寫

香港2010年3月24日電 /美通社亞洲/ -- 以下是由PGi亞太地區營銷總監Joanne Rigby所撰寫並於今天向傳媒發佈的文章，內容有關舉行成功虛擬活動的较佳常規。

舉行成功的虛擬活動的十大较佳常規

-- Joanne Rigby, PGi亞太地區營銷總監

虛擬活動日趨普及，日漸成為各大小企業或機構溝通策略的重要一環。不論是從經濟角度還是從環保角度上而言，虛擬活動能為各行各業不同規模的公司提供多不勝數的好處。其靈活性不單使之成為一種偉大的企業工具，更可節省成本及改善生產力。

不論您的行業性質為何，虛擬活動的基本目的都是吸引合適的目標受眾、成功地引起和留住他們的注意力，最重要一環是透過跟進行動達到客戶的業務目標。

成功的虛擬推廣活動需要有廣泛的籌劃工作，但絕對較籌辦實質的推廣活動簡易。對新手來說，籌辦一項虛擬活動可能需要先獲得一些基本的掌握，方能有效率和有把握地獨立進行管理。

以下是籌辦一項虛擬活動前應注意的十大较佳常規：

1. 界定和了解您的目標受眾

大部分籌辦活動的機構發現，若能事先獲得出席者和參加者的資料，機構便可以據此為他們度身訂造活動的內容，對活動的成效十分有幫助。這點即使不是最關鍵，但卻是较佳常規中十分重要的步驟，因為此舉可讓活動的內容更切合出席者的特定需要，確保活動能盡量為出席者帶來貼身的效用。

2. 籌備有說服力的內容

盡早開始籌備有說服力的內容，確保這些內容能為受眾帶來價值。盡量找尋目標受眾所屬行業中最熱門的話題，並據此制定合適的流程。邀請對有關話題有精辟見解，而且能為受眾解答疑難和與他們分享經驗的講者出席活動。

3. 及早籌劃和宣傳

最理想能夠預早三周時間為您的活動推行周密的宣傳。事實證明，電郵和虛擬推廣活動、公司新聞通訊、橫幅廣告、優化搜尋器、新聞稿和評論文章等內部和外部各種宣傳方法，能有效為活動帶來宣傳效果和吸引受眾。您亦可以利用Facebook、Twitter和Linkedin等新興的社交媒體網絡，輕而易舉和有效地向您的受眾傳遞和宣傳您的活動。

4. 預演，預演，再預演

必須提前一周的時間進行預演，讓您有足夠時間作出修改。在將舉行活動的同一地方設置實質的設備，測試接通出席者，預習一遍嘉賓講者的演講，以及與主持預演即場問答。盡量將進行預演的環境佈置成接近舉行活動的現場環境。不要忘記 - 時刻都要備有應變計劃。例如，當您的電腦發生故障時，確保供應商能夠提供全面的支援，讓您可以繼續演講。另一個常用而又能幫上忙的小竅門 - 安排人即場接入出席者並預先準備一些問題發問，讓問答環節得以繼續進行。

5. 監察對答和線上活動

委任一名主持，確保對答持續進行和達到互動的效果。主持必須在實際舉行活動時全程保持警覺並監察線上的活動，例如管理介面。因為世上應該沒有人比您充滿期待參加一個虛擬活動或會議，但讓您感覺您是對著一個漆黑一片的洞穴說話，並沒有人知道您的存在或回應您的問題更糟的事了。

6. 安排問答時段

在進行虛擬活動時，出席者可以直接或透過網絡管理介面向講者發問。但是，務必限制發問的次數，以讓講者可以完全地解答所提出的問題。如果時間不夠回應所有問題，確保您在問題環節結束後認真進行跟進。

7. 在活動中舉行投票

舉行投票是搜集虛擬出席者回饋意見的重要方法，既可使出席者投入活動，又可保持為目標受眾度身訂造切合他們特定需要的內容。當環節結束後，投票結果將提供寶貴的回饋意見，更可用作協助市場推廣人員招攬銷售的有用工具。

8. 進行活動後的調查工作

此等調查工作對獲取活動的回饋意見而言十分有用 - 哪些有效，哪些沒有效 - 以及作為您下一次將籌辦什麼種類的虛擬活動的理據。此外，這些調查工作可提供額外的資料，以便進行跟進銷售聯繫以及推廣日後的活動。

9. 錄影活動過程並上載網上

現場錄影活動的過程對於未能出席活動的參加者而言特別有用。舉辦活動的企業或機構可以將活動錄影並上載上網，讓使用者可以在工作期間或以流動裝置接聽活動的過程。

10. 跟進

確保在活動舉行後一周內的時間對出席者進行跟進工作。向他們寄發感謝電郵和任何問卷或有用的閱讀資料，就他們出席活動作出回應行動。此外，不要忘記感謝您的嘉賓講者和團隊在籌劃活動的過程以及活動期間現場提供的支援。可以的話，應該向他們送小禮物聊表您的謝意。

喜出望外：讓您的活動更多姿多彩！

一個成功的虛擬活動絕不能乏味，無論是對您還是你的出席者而言。盡量讓它有趣味和達到互動的效果。為您的目標受眾加入一些火花，例如在選定的環節舉行比賽、競賽或甚至幸運抽奬。

總括而言，虛擬活動實在是一種非常有效和節省成本的傳遞訊息的方法，不論目的是為向準客戶推廣還是向僱員提供培訓。任何正考慮推行虛擬活動的企業或機構在舉行活動前、期間以及舉行活動後都應留意上述的十大较佳常規。希望這些常規能夠作為一種指標，改善虛擬活動的效率，以節省的方式達到较大的效益。

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「舉行成功的虛擬活動的十大较佳常規」是PGi以具名形式分兩期發佈的有關虛擬活動的文章第二個系列。

Joanne Rigby為PGi的亞太地區營銷總監。她負責在遍及亞太區執行PGi的全套通訊產品的市場推廣策略。

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